Le propriétaire d’entreprise ou le promoteur du projet doit identifier les parties prenantes lors de l’élaboration de la charte de projet. Fort probable, ce sera le chef de projet (CP) s’il est disponible au sein du groupe ou sera choisi à l’extérieur.

L’identification des parties prenantes est le processus d’identification des personnes qui ont un intérêt dans les extrants du projet, ainsi que la réussite du projet. Une fois que les parties prenantes ont été identifiées, elles peuvent être insérées dans un registre. Le registre contient les informations des parties prenantes telles que le nom, le rôle, département / section, exigences, etc. Ce registre est appelé le Registre des parties prenantes.

Une fois que les parties prenantes sont identifiées une analyse des parties prenantes est effectuée. Un outil tel qu’une matrice est utilisée dans le cadre de cette analyse. Il y a diverses matrices qui peuvent être utilisées. A titre d’exemple, vous pouvez utiliser une matrice indiquant le niveau d’influence de la partie prenante et l’importance de la partie prenante pour que le projet réussisse. En terminant cet exercice, le CP saura où la partie prenante se situe dans la matrice. En retour, le CP sera en mesure de les classer et de les gérer en conséquence.

Il est très important pour le CP pour veiller à ce que les parties prenantes ayant un haut niveau d’influence et que le succès du projet est important pour eux sont à bord. Sinon, il peut être préjudiciable à la réussite du projet. C’est la responsabilité au CP d’éduquer ou d’expliquer la valeur du projet à ceux qui ne sont pas en faveur d’aller de l’avant avec le projet.

Une stratégie de management des parties prenantes devrait également être développée afin de gérer leurs attentes. L’intérêt de l’intervenant, l’évaluation de l’impact et de la stratégie potentiel pour obtenir le soutien nécessaire ou pour réduire au minimum les obstacles font partie de cette stratégie.

Une meilleure pratique pour l’organisation est d’adopter un modèle de registre des parties prenantes, et de suivre une approche commune pour effectuer une analyse des parties prenantes et élaborer une stratégie de management des parties prenantes.

Une meilleure pratique pour le CP est d’identifier un champion plus tôt que plus tard. Un champion est un acteur qui a la connaissance, l’expérience et est respecté par ses pairs. Le champion aide ou guide le CP pendant tout le cycle de vie du projet.

Une meilleure pratique pour le CP est de mettre à jour le promoteur du projet et les parties prenantes sur les progrès de la charte de projet sur une base régulière. Cela peut être fait en tenant une réunion d’état d’avancement mis sur des intervalles de temps spécifiques, par exemple bi-hebdomadaire ou mensuelle. Une autre méthode consiste à envoyer un rapport d’état du projet aux parties prenantes par voie électronique à des dates fixes. Ce faisant, les parties prenantes seront informés et vous en tant que CP aura un accord des parties prenantes et leur soutien tout au long du développement de la charte de projet.

Une excellente façon de commencer !!

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